Cómo pedir dotación para 50 empleados sin equivocarte en las tallas
¿Por qué fallan las tallas en un pedido de uniformes?
Por dos errores que se cometen casi siempre juntos.
El primero es repartir por igual. Pedir diez de cada talla porque hay cinco tallas y cincuenta empleados deja siempre lo mismo: sobrante de XS y XXL, y falta de M y L. Las tallas centrales concentran a la mayoría de cualquier plantilla, y una distribución plana las subestima por definición.
El segundo es que alguien adivine por otro. El jefe de área calculando la talla de su equipo a ojo es la fuente número uno de cambios después de la entrega —y en dotación el cambio es caro, porque la prenda ya salió marcada con el logo y no se puede revender.
¿Existe una talla estándar en Colombia?
Existen las tablas, pero no la obligación de usarlas. ICONTEC tiene normas técnicas de medidas corporales para el tallaje de prendas:
| Norma | Qué cubre |
|---|---|
| NTC 5487:2007 | Medidas anatómicas para hombres de contextura regular, tallas 34 a 60 |
| NTC 5531:2007 | Medidas corporales para mujeres y señoritas adultas, tallas 2 a 20 |
| NTC 1753 | Designación de tallas en confecciones para hombres adultos y jóvenes |
La parte que casi nadie dice: las normas técnicas colombianas son de aplicación voluntaria salvo que un reglamento técnico las vuelva obligatorias, y en tallaje de ropa no lo hay. Ningún fabricante está obligado a que su L mida lo que dice la tabla.
De ahí sale la consecuencia práctica que hay que asumir antes de pedir: la L de un proveedor no es la L de otro. Recoger «la talla que uso» sirve de poco si no se contrasta contra la tabla de medidas de quien va a producir. Preguntar por centímetros de pecho, cintura y largo elimina la ambigüedad; preguntar por letras la conserva.
¿Cómo recojo las tallas de 50 personas?
Que las dé cada quien, contra una tabla de medidas concreta. El método que menos se rompe:
- Publica la tabla de medidas del proveedor que va a producir, en centímetros, antes de preguntar nada.
- Pregunta por persona, no por área, y con un plazo corto. Un formulario abierto tres días responde mejor que uno abierto tres semanas.
- Guarda la respuesta en una hoja con nombre, cargo, prenda y talla. La primera vez cuesta; a partir de la segunda entrega ya la tienes hecha y el pedido es de diez minutos.
- Cierra con los que no contestaron. Siempre queda un grupo que no responde, y perseguirlo uno a uno es el trabajo real de este proceso.
El paso 4 es el que convierte una tarde de trabajo en dos semanas, y es por eso que en INNVOLO ese trabajo no lo hace el cliente: al confirmar el pedido, cada empleado recibe un mensaje por WhatsApp y correo para dar su talla. Tú pasas la lista; a nadie tienes que perseguirlo tú.
¿Cuántas unidades de más debo pedir?
No hay un porcentaje universal, y desconfía de quien te dé uno sin preguntarte nada. El excedente que necesitas sale de tu propia rotación, con una cuenta de una línea:
Excedente ≈ empleados × rotación anual del área × (meses hasta la siguiente entrega ÷ 12)
Con 50 empleados, una rotación del 24 % anual y cuatro meses hasta la entrega siguiente: 50 × 0,24 × 0,33 = 4 unidades. Y se piden en las tallas centrales, que son las que sirven para casi cualquiera que entre.
Con rotación baja —una oficina administrativa estable— el número se acerca a cero y no vale la pena. Con rotación alta —operativo, temporadas— puede pasar del 10 % del pedido, y ahí sí pesa en el presupuesto.
Ojo con el efecto contrario: el excedente entra en el conteo del pedido, así que a veces esas cuatro unidades de más te empujan al siguiente tramo de descuento y salen gratis. Vale la pena mirarlo antes de recortarlas.
¿Qué hago con la gente que entra después?
Recordar que la ley ya te da margen: solo tiene derecho a la dotación quien lleve más de tres meses en la empresa a la fecha de entrega. Quien entra en marzo no entra en la entrega del 30 de abril; entra en la del 31 de agosto.
Eso convierte el problema en algo manejable: no necesitas cubrir a todo el que llegue, necesitas cubrir a quien llegue con tres meses de antelación a la siguiente fecha. Es exactamente lo que estima la cuenta de arriba.
¿Con cuánta anticipación tengo que pedir?
Cuenta hacia atrás desde la fecha límite —30 de abril, 31 de agosto o 20 de diciembre— y suma los cuatro tramos, porque el último es el único que suele mirarse:
| Tramo | De qué depende |
|---|---|
| Recoger las tallas | De tu equipo y de cuántos respondan a la primera |
| Cotizar y aprobar | De tu circuito interno de aprobación |
| Aprobar el arte del logo | De cuántas rondas de ajuste haya |
| Producción | 8 a 12 días hábiles desde la aprobación del arte |
El reloj de producción no arranca con el pedido: arranca cuando apruebas el arte. Es la confusión que hace que un pedido «hecho con un mes» llegue tarde, porque el arte se aprobó tres semanas después de pedir.
Diciembre merece aparte. El 20 de diciembre cae en plena temporada alta de producción, y todos los tramos de arriba se estiran a la vez. Si hay una entrega que conviene arrancar con holgura, es esa.